E-Rechnung: Pflicht 2025 | Alles, was Dein Unternehmen JETZT wissen muss!

Pflicht zur E-Rechnung ab 01.01.2025: Was Unternehmen wissen und tun müssen

Disclaimer: Dieser Beitrag zur E-Rechnung stellt keine Rechtsberatung dar. Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und dienen ausschließlich der allgemeinen Information. Für verbindliche rechtliche Auskünfte sollten Sie einen Steuerberater oder Rechtsanwalt konsultieren.

Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht Halt: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend. Diese neue Regelung betrifft viele Unternehmen und stellt sie vor die Aufgabe, ihre Prozesse entsprechend anzupassen. In diesem Beitrag erkläre ich, was die E-Rechnungspflicht bedeutet, welche Übergangsfristen gelten und welche Schritte Unternehmen jetzt einleiten sollten, um vorbereitet zu sein.

Was ist die E-Rechnung und welche Formate gibt es?

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digitales Rechnungsformat, das strukturierte Daten enthält und maschinell verarbeitet werden kann. Sie unterscheidet sich grundlegend von einer herkömmlichen Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung, die lediglich visuelle Informationen bereitstellt. Die E-Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten, wodurch Fehler minimiert und Prozesse effizienter gestaltet werden.

In Deutschland sind folgende E-Rechnungsstandards relevant:

• XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das den gesetzlichen Anforderungen der EU entspricht und vor allem für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben ist.
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare Daten als auch eine visuelle Darstellung der Rechnung enthält. Es eignet sich für Unternehmen, die sowohl automatisierte als auch manuelle Verarbeitungen benötigen.
• Peppol: Ein europaweit genutztes Netzwerk, das den Austausch standardisierter elektronischer Dokumente ermöglicht, einschließlich E-Rechnungen.

Wichtig: Zukünftig reicht es nicht mehr aus, eine Rechnung als PDF zu versenden. Das PDF dient zwar weiterhin als visuelle Darstellung, ausschlaggebend ist jedoch die maschinenlesbare Datenschicht der E-Rechnung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den Anforderungen der genannten Formate entsprechen.

Wen betrifft die Regelung?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen. Dies umfasst:

• Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
• Großunternehmen
• Freiberufler und Selbständige, sofern sie der Umsatzsteuerpflicht unterliegen

Privatkunden (B2C) und Kleinstunternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, sind von der Pflicht ausgenommen. Dennoch könnten auch kleinere Unternehmen freiwillig auf die E-Rechnung umstellen, um langfristig von den Vorteilen zu profitieren.

Erweiterte Übergangsfristen und Sonderregelungen

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise, um Unternehmen die Anpassung an die neuen Anforderungen zu erleichtern. Hier sind die relevanten Fristen im Detail:

1. Ab 1. Januar 2025:
   • Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen auszustellen.
   • Papier- oder einfache PDF-Rechnungen gelten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als gültige E-Rechnungen.
   • Der Empfang von E-Rechnungen muss sichergestellt sein.
2. Übergangsregelungen:
   • 2025 bis 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden; andere elektronische Formate (z. B. PDF) sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
   • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
   • Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen.
   • Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen für B2B-Transaktionen auszustellen.

Diese gestaffelten Fristen sollen Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen ausreichend Zeit geben, ihre Rechnungsstellungsprozesse auf die neuen Anforderungen umzustellen.

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert einige organisatorische und technische Schritte. Hier sind die wichtigsten To-Dos:

1. Analyse der aktuellen Prozesse

• Prüfen Sie, wie Rechnungen aktuell erstellt, versendet und verarbeitet werden.
• Identifizieren Sie Schwachstellen und ineffiziente Prozesse, die durch die Umstellung optimiert werden können.
• Überlegen Sie, welche Dokumentationspflichten sich durch die Einführung der E-Rechnung ändern könnten.

2. Wahl der richtigen Software

• Wählen Sie eine E-Rechnungssoftware, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).
• Achten Sie darauf, dass die Software in Ihr bestehendes Buchhaltungs- oder ERP-System integriert werden kann.
• Prüfen Sie, ob die Software auch zukünftige Updates und Erweiterungen unterstützt, um langfristig einsatzfähig zu bleiben.

3. Mitarbeiterschulung

• Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit der neuen Software und den Anforderungen der E-Rechnung.
• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die an der Rechnungsstellung beteiligt sind, die neuen Abläufe verstehen.
• Planen Sie regelmäßige Weiterbildungen ein, um mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten.

4. Kommunikation mit Kunden und Partnern

• Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die bevorstehenden Änderungen und stellen Sie sicher, dass auch sie bereit sind, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Klären Sie, ob Ihre Kunden bestimmte Formate oder Portale bevorzugen.
• Entwickeln Sie Standardtexte oder Vorlagen für die Kommunikation mit Ihren Partnern, um Missverständnisse zu vermeiden.

5. Testphase einplanen

• Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse reibungslos funktionieren.
• Beheben Sie technische oder organisatorische Probleme, bevor die Regelung verbindlich wird.
• Dokumentieren Sie alle Ergebnisse der Testphase, um spätere Fehlerquellen besser identifizieren zu können.

6. Externe Unterstützung in Betracht ziehen

• Ziehen Sie in Erwägung, externe Berater oder IT-Dienstleister hinzuzuziehen, wenn Ihnen die interne Expertise fehlt.
• Nutzen Sie Webinare, Workshops und Informationsveranstaltungen, die von Branchenverbänden oder Softwareanbietern angeboten werden.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die langfristig den Aufwand rechtfertigen:

• Kosteneinsparungen: Weniger Papier- und Druckkosten sowie geringere Ausgaben für den Versand.
• Effizienz: Schnellere Verarbeitung von Rechnungen durch Automatisierung.
• Transparenz: Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Fehlerreduktion. Rechnungen können in Echtzeit geprüft und verarbeitet werden.
• Nachhaltigkeit: Ein wichtiger Schritt in Richtung papierlose Bürokratie.
• Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und minimieren das Risiko von Abmahnungen oder Steuerprüfungen.
• Zukunftsfähigkeit: Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Prozesse setzen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil.

Fazit: Jetzt handeln, um vorbereitet zu sein

Die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 markiert einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung der Geschäftswelt. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, können nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch von effizienteren Prozessen, Kosteneinsparungen und einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit profitieren.

Ich empfehle Ihnen, die verbleibende Zeit zu nutzen, um Ihre Systeme, Prozesse und Mitarbeiter auf die Umstellung vorzubereiten. Die Vorteile der E-Rechnung überwiegen die anfänglichen Herausforderungen, und der Schritt hin zu einem papierlosen, digitalen Rechnungswesen wird Ihr Unternehmen zukunftsfähig machen.